Bloc d'activités : Planification et budgétisation

Entreprise : OFB

Client : idem

Projet : Déploiement d'une solution d'accès sécurisés

Dates/Durée : juin 2020 / 21 jours (étalés sur 6 mois)

Réalisation : BeyondTrust PRA (suite)

Analyser et synthétiser l'information

Suite à la réunion du 16 juillet, où j'ai pu interviewer les deux ingénieurs avant-vente de Beyondtrust, j'ai eu à analyser et synthétiser les informations récoltées auprès de l'éditeur de la solution BeyondTrust PRA.

Le résultat fût la rédaction d'un avis concernant cette solution et son intégration dans notre système d'information :

Une fois cette avis émis, nous avons fait un point d'avancement de ma prospection et il a été décidé par notre DSI (Thierry Thomas) et mon chef de service (Trung-hien Pham) de poursuivre avec cette solution.

L'intégrateur certifié BeyondTrust PRA, CROIZAC, nous a été proposé par l'éditeur de la solution : naturellement, nous avons choisi de travailler avec eux.

Rendez-vous a donc été pris afin de définir les éléments contractuels du projet, à savoir :

  • les objectifs du projet,

  • les intervenants (acteurs internes et externes),

  • le périmètre exact de la prestation,

  • les devis (tarifs),

  • un planning de déploiement (bien que nous n'ayons pas de contrainte particulière de délai pour ce genre de projet versus la fusion d'établissement ONCFS/AFB  de 2019).

Dans cette partie nous allons nous attarder sur la récolte des devis que j'ai pu effectuer le 29 juillet 2020 afin de les transmettre à mes supérieurs hiérarchique pour budgétisation puis validation définitive.

Ainsi la société CROIZAC (intégrateur certifié BeyondTrust PRA) m'a fait parvenir 3 devis, par l'intérmédiaire de Daniel CALLOCE, représentant 3 chiffrages différents.

Les différences de tarifs se situaient au niveau du nombre de licences commandées.

La prise de décision d'adopter cette solution venant de ma hierarchie n'a été effective qu'à la mi septembre :

J'ai eu à initier la commande (envoi aux sup. hierarchique pour validation définitive, puis plateforme CHORUS) pour pouvoir commencer à travailler avec le prestataire CROIZAC.

La commande de la solution et de la prestation d'accompagnement a été passé fin septembre :

Je n'ai pas eu accès au contrat (document contractuel) qui a été signé avec l'éditeur et l'intégrateur, ce genre de document étant géré en amont par nos services d'achats et administratif, mon intervention s'étant limitée à valider les devis qui m'ont été envoyé par l'éditeur et son intégrateur.

Par la suite Je me suis donc concentré sur la partie conduite du projet et j'ai ainsi eu à aborder la phase de planification du projet avec notre prestataire CROIZAC.

Maîtriser l'utilisation d'un outil de gestion de projet

Entreprise : OFB / ilinux

Client : idem entreprise

Projet : Déploiement d'une solution d'accès sécurisés

Dates/Durée :

  • 2020 à ce jour (OFB)

  • mars 2019/ 30 jours, étalés sur 3 mois (iLinux v1)

Réalisation :

  • Planification des déménagements de sites OFB

  • Mise en place de l'infrastructure iLinux v1

  • Planification du projet BeyondTrust PRA

PROJET déménagements de sites OFB

Lors de mes études et formations suivies j'ai souvent utilisé des outils tels que Microsoft Project, RedMine (Easy Gantt). De ce fait j'ai eu à simuler des planifications de projets via des diagrammes de Gantt.

Néanmoins pour la quasi-totalité des projets auquels j'ai participé ou complétement réalisé, j'ai majoritairement travaillé avec des outils de type Kanban : Deck, KanBoard , WeeKan.

Ainsi pour gérer les projets de déménagements des sites de l'OFB, les équipes du pôle infrastructure (dont je fais partie) et les équipes supports, utilisent massivement le logiciel Weekan afin de planifier ces projets.

Les équipes du pôle SPED (Service de Projet d'Etude et de Développement) quand à elles utilisent plutot RedMine, voir des fichiers ... de tableurs.

D'autres personnes utilisent le logiciel Trello en version limité.

Mais comme vous pouvez le deviner il y a des soucis de synchronisation, de communication entre les différents pôles : il n'y a pas de logiciel de gestion de projet unifié et utilisé par tous, car aucun n'a été officiellement choisi puis imposé par notre hiérarchie.

A mon avis cela contribue à une certaine dés-organisation et difficulté afin de pouvoir travailler en équipes inter-services.

PROJET iLinux v1

Lors de la création de l'hébergeur associatif iLinux j'ai eu à utiliser des outils de type Kanban.

Notre hébergeur associatif souhaitant proposer à nos adhérents Nextcloud Deck et Kanboard.

Ainsi j'ai eu à planifier la mise en place de l'infrastructure iLinux (version 1) via l'outil Deck qui est une application incluse dans la plate-forme collaborative Netxcloud.

Elle présente l'avantage de s'intégrer parfaitement dans la plate-forme collaborative Nextcloud, elle permet de (d') :

  • 📥 Ajouter des tâches aux cartes et les ordonner,

  • 📄 Écrire des notes supplémentaires en Markdown,

  • 🔖 Assigner des étiquettes pour s'organiser,

  • 👥 Partager le projet avec tous les acteurs internes ou externes,

  • 📎 Joindre des fichiers et les inclure dans la description en Markdown,

  • 💬 Discuter avec les acteurs du projet en utilisant des commentaires,

  • ⚡ Garder des traces des changements dans le flux d'actvité de l'équipe,

  • 🚀 Organiser le projet.

Voici la planification de projet, type Kanban, que j'ai mis en place pour iLinux :

PROJET BeyondTrust PRA (gestionnaire d'accès sécurisés aux serveurs)

Lors de ce projet j'ai utilisé un logiciel OpenSource : Gnome Planner, je montre l'utilisation que j'en ai fait dans la partie concernant la planification et budgétisation d'un projet.

Autres ...

J'ai également fait de la veille technologique sur les méthodologies suivantes :

Planifier en sachant tenir compte des contraintes et liaisons entre les tâches

Une fois la commande passée j'ai eu à définir, avec l'intégrateur de la solution BeyondTrust Michel Altazin (CROIZAC - MOE), un planning tenant compte de nos contraintes tout en optimisant l'articulation des tâches du projet entre elles.

Note : je signale que j'ai souvent pris la double casquette de MOA/MOE, comme la plupart des projets dont j'ai eu la responsabilité durant ma carrière professionnelle, sur ce projet.

Pour ce projet j'ai travaillé avec le logiciel Gnome Planner.

Il s'agit d'un outil simple, openSource, pour la gestion de projet.

Cet outil propose :

  • Le diagramme de Gantt qui permet d'ajuster les durées des tâches ou de définir les dépendances entre elles grâce à une interface intuitive de glisser-déposer,

  • La vue des tâches qui permet d'afficher l'avancement général du projet ainsi que les coûts et efforts estimés,

  • L'utilisation des ressources qui permet de détecter les conflits d'affectation pour réorganiser la planification.

Note : Les projets sont stockés dans des fichiers au formal ouvert XML et peuvent être imprimés au format PDF ou exportés au format HTML pour une visualisation facile depuis un navigateur Web.

Ce planning n'était pas ainsi lors du démlarrage du projet car il y a eu :

  • des imprévus techniques, humains,

  • des décallages de planning (indisponibilité de certains acteurs aux moments prévus et actés ensemble ... ).

  • des ajouts et suppressions de tâches.

Cependant je tiens à signaler que le contexte sanitaire n'a aucunement gêné le déroulement de ce projet inité par notre hiérarchie : le télé-travail et les outils de visio-conférence ont pleinement rempli leur mission.

Ci-dessous vous trouverez des captures écrans de ...

  • La planification des tâches que nous avons réalisé :

  • Un aperçu du diagramme de Gantt du projet :

  • L'utilisation des ressources humaines qui a été faite durant ce projet :

En utilisant cet outil j'ai pu :

  • Montrer les étapes jalons et les dépéndances entre les activités des différents acteurs,

  • Recenser les contraintes de tout type et les intégrer dans la panification,

    Ex. : tel collaborateur ne peut travailler sur le projet que tel jour, ne pas planifier des tests ou mises en production lors d'un départ en congés d'un acteur clef ...

  • Lister les tâches (au premier abord sans notion de chronologie),

  • Modéliser les décalages de planning,

  • Prévoir les dépendances entre les tâches : sur ce projet nous n'en avions très peu et par conséquent n'avons pas eu besoin de les paralléliser.

Savoir réaliser un budget

Je sais qu'il est nécessaire de savoir réaliser, au sens respecter, un budget.

Il en découle qu'il faille faire un suivi de facturation en vertue :

  • des taches effectuées ,

  • des livrables fournis,

  • de la concordance avec la commande ou le marché passé(e),

  • d'un suivi des procès verbaux (recette),

  • de la production de documents de VABF, VSR,

  • de la liquidation des factures (paiement pour « bons services rendus »).

Néanmois je n'ai jamais eu, selon mes souvenirs, à réaliser ce genre de tâche dans ce projet ni dans aucun autre.

Pour le projet BeyondTrust PRA je n'ai pas eu à effectuer de négociation au niveau des tarifs, comme la plupart du temps j'ai eu à valider ou pas des devis.

Je n'ai pas eu, non plus, à formaliser par écris la validation du projet que ce soit au niveau des :

  • procès verbaux de recette,

  • documents de la VABF (validation environnement de recette)

  • documents de la VSR (validation en environnement de production).

Je peut expliquer cet état de fait par le fait que j'ai toujours eu à réaliser des projets en internes, en me servant de mes compétences ou en m'appuyant quelques fois sur celles de mes collègues internes. Je suis très souvent autodidacte.

La question du coût de la partie logiciel n'a quasiment jamais était une contrainte dans le sens ou j'ai majoritairement construit et mis en oeuvre des solutions :

  • à base de logiciel OpenSource,

  • déjà budgétées, achetés et imposées par mes hierarchies,

  • en évoluant depuis plus de 18 ans dans un contexte de service publique ou le savoir faire donc les ressources étaient encore disponibles en interne ...