Bloc d'activités : Recueil et analyse de besoin

Entreprise : iLinux

Client : SICARAPAM

Projet : Audit du système d'information (format TPE)

Dates/Durée : 27/11/2019 / 2 jours

Réalisation : Audit interne accompagné d'un rapport de préconisation.

Organiser une réunion

La société SICARAPAM (6 salariés, CA de 1.8 Millions d'€), une SICA de producteurs et cueilleurs de plantes BIO, m'a contacté par téléphone car elle avait eu connaissance que notre association iLinux était spécialisée dans le domaine des :

  • logiciels libres,

  • conseils & audits des environnements systèmes et réseaux sécurisés.

J'ai répondu positivement à cet appel en proposant, dans un premier temps, d'échanger par courriel pour fixer les modalités de mon intervention.

J'ai donc eu à préparer la réunion en m'attachant aux critères suivants :

  • Objectifs : Présentation (1h) et audit (1h),

  • Type de réunion : Prise de contact et travail,

  • Participants :

    • Stéphane Dufour (Président de l'association iLinux),

    • Marion Verger (Responsable administrative et correspondante informatique de la SICARAPAM),

    • Facultatifs : les salariés présents.

  • Plan de la réunion : séquences de travail,

  • Planification : disponibilité de chacun,

  • Documents : ordre du jour.

Nous avons donc planifier la réunion et mon intervention, pour le 27 décembre 2019 de 13H00 à 15H00 via un échange de courriel qui contenait l'ordre du jour ci-dessus afin que mon interlocutrice puisse elle aussi préparer la réunion.

Conduire une réunion

J'ai conduit cette réunion avec le client en la structurant avec les phases suivantes :

L'introdution où nous avons pu :

  • fixer le contexte,

  • effectuer les présentations via un tour de table des participants,

  • parler des objectifs.

La participation : Travail collectif où chacun s'est exprimé sur les sujets arrêtés dans l'ordre du jour suivi d'une interviews des différents acteurs présents,

La conclusion qui s'est matérialisée par une synthèse orale, en ayant l'approbation des participants quant à son contenu, en fin de la réunion.

En tant qu'animateur de la réunion j'ai du prendre en compte les aspects :

  • psychologiques,

  • affectifs,

  • sociaux des participants.

Vu la taille (2 à 4) réduite du groupe je n'ai pas eu gérer, lors de cette réunion :

  • les prises de paroles, pour permettre à chacun de participer au débat,

  • le contrôle du temps et des résultats.

Nénanmoins j'ai quand même eu à :

  • gérer un léger conflit entre la responsable informatique et un salarié interviewé,

  • recentrer les débats sur les objectifs fixés dans l'ordre du jour.

Un compte rendu de réunion a été produit et joint à l'analyse de l'infrastructure existante et l'identification des axes d'amélioration pour la SICARAPAM.

Conduire une interview

Lors de cette réunion de recueil des besoins j'ai eu à utiliser, lors des différentes interviews, quelques techniques de questionnement du type :

  • question ouverte, qui m'a permis de recueillir certaines informations précieuses pour la suite de mon intervention et la rédaction du rapport d'audit,

  • question fermée, qui m'a permis d'obtenir des réponses immédiates et très précises sur des matèriels, logiciels, pratiques informatiques de la société,

  • question mirroir, qui m'a permis de poser la problématique de la sécurisation du système d'information et d'obtenir des documentations d'audits précédents,

  • reformulation, qui m'a permis de mieux comprendre : certains choix techniques fait par les prestataires précédents ou des expressions de besoins mal formulées.

D'après mes souvenirs je n'ai pas eu à user, lors de cette réunion, de  :

  • relance,

  • silence,

  • synthèse.

L'interview s'est essentiellement déroulée avec Marion Verger et un salarié ayant quelques notions d'informatique.

Durant cette dernière j'ai pu identifier les besoins de mon client concernant :

  • la sécurisation des locaux,

  • la sécurisation des données (axe majeur pour moi),

  • la faisabilité de migrer vers des logiciels libres,

  • le fait de proposer une gestion simplifiée de leur informatique.

Analyser une solution existante et identifier ses axes d'amélioration

Suite à cette réunion et cet audit système et réseau, j'ai eu à analyser l'existant et identifier les axes d'amélioration possible chez ce client.

Les résulats de mes reflexions sont contenus dans le document ci-dessous :